A számítási felhő ma a vállalatok növekedésének egyik legígéretesebb eszköze Európában. Olyannyira, hogy Neelie Kroes, az Európai Bizottság alelnöke, aki az Európai Digitális Napirend felelőse, nemrégiben azt mondta, hogy szeretné, ha Európa nem csak „felhő barát”, hanem „felhő aktív” lenne. Továbbá kifejtette, hogy az EU szerint a felhő képes elősegíteni az európai kis és középvállalatok növekedését, tovább növelni Európa „high-tech” üzleti környezetét, növelni a kormányok megtakarításait és végül létrehozni egy hatékonyabb európai gazdaságot.
A számítási felhővel mindez elérhető, ugyanakkor a felhő lehetőségeit használni kívánó vállalatok előtt jelentős nehézségek tornyosulnak, különösen, ha több EU-s országban is folytatnak gazdasági tevékenységet. A tagállamokban számos olyan jogszabály van érvényben, amely a tárolható és az üzleti szféra más, ugyanazon vagy egy másik európai országban tevékenykedő résztvevőivel megosztható adatok körét szabályozza. Emiatt a cégeknek gyakran jelentős kihívást jelent egyetlen, az összes EU-s tevékenységet kiszolgáló számítási felhő alapú szolgáltatás létrehozása, mivel sok ország nem engedélyezi bizonyos adatok tárolását az országhatárokon kívül.
Azonban a Ricoh Europe – az üzleti dokumentumfolyamatok specialistája – jó példa egy olyan vállalatra, ami sikeresen elnavigált a szabályozások hálójában és létrehozott egy egységes felhő környezetet európai műveleteihez.
A Ricoh Europe abban is biztos, hogy a felhő jelenti majd a jövő munkahelyeinek középpontját, segítségével az üzletmenet mobilabbá és rugalmasabbá válik, mint addig bármikor. Egy az Economist Intelligence Unit által a közelmúltban végzett, a Ricoh által támogatott kutatás kimutatta, hogy a cégvezetők 2020-ra decentralizáltabb, az alkalmazottakra jobban támaszkodó döntéshozatalt, a cég részlegei közötti együttműködés szorosabbra fűzését és az ügyfelek irányította innováció térnyerését várják. Ehhez a cégeknek hatékonyabban és eredményesebben kell kezelni az információt, a biztonságot szem előtt tartva elérhetővé tenni azt akkor és azok számára, amikor és akiknek arra szükségük van.
A Ricoh ezt a jövőbeli munkahelyet tartotta szem előtt, amikor 2011-ben megkezdte a felhősítést. Az volt a projekt célja, hogy létrehozzon egy biztonságos páneurópai környezetet, amelyhez a régió összes alkalmazottja hozzáférhet. A Ricoh szerette volna központosítani IT infrastruktúráját és csökkenteni az adatok duplikációját, így hozva létre egy hatékonyabb IT környezetet. További szempont volt a vállalat fenntarthatósági törekvéseinek elősegítése, mely keretein belül a Ricoh 2050-ig 87,5 százalékkal szeretné csökkenteni széndioxid kibocsátását a 2000-es szinthez képest.
Egy ilyen nagyszabású projekt számos kihívást tartogatott, legfőképpen az adatbiztonsággal kapcsolatos nemzeti szabályozások közötti navigációt. A projekt szempontjából kritikus volt az összes ország törvényeinek eleget tenni.
Annak érdekében, hogy megfeleljen az összes szabályozásnak Európában, a Ricoh Europe átlátszóvá tette a szervereinek helyét és azt, hogy a különböző adatokat hol tárolják. Továbbá, mivel az adatbiztonsági szabályozás Németországban a legszigorúbb, a Ricoh a német törvények alapján alakította ki a felhő szabványait.
A Ricoh műveletei Európában standardizált folyamatokon alapuló back-office rendszerekkel lettek integrálva a felhőbe. Ezzel az infrastruktúrával a Ricoh Europe nagyobb hatékonysággal kezelheti információit, amihez az alkalmazottak bárhonnan hozzáférhetnek. Így távolról és biztonságosan tudnak együttműködni és tudnak valós idejű döntéseket hozni.
Ennek köszönhetően a Ricoh Európában egy agilis és flexibilis IT platformmal rendelkezik. Több, mint 1000 szerver vált feleslegessé az EMEA-n belül, ami 16,8 tonnányi szén-dioxid kibocsátás csökkentést tesz lehetővé. Ez megegyezik 3350 darab autó kibocsátásával.
A Ricoh arra specializálódott, hogy hatékonyabb és összekapcsolt üzleti infrastruktúrát biztosítson ügyfeleinek, így rendelkezik egy ekkora projekt lebonyolításához szükséges szakértelemmel. Ugyanakkor, más, nem specialista vállalatok számára egy ilyen felhő bevezetése súlyos feladat. Tehát, ha az Európai Bizottság felismeri a felhő jelentette lehetőségeket és elkötelezi magát a Digitális Napirend mellett, az első és legfontosabb feladata a szabályozási környezet standardizálása.